Business Intelligence

Pengertian Business Intelligence

Terdapat beberapa pengertian Business Intelligence, yaitu :

• Jargon Business Intelligence pertama kali dituturkan oleh Howard Dresner dari lembaga riset Gartner Group pada tahun 1989. Jika diartikan, Business Intelligence adalah rangkaian aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, dan menyuguhkan akses data untuk membantu petinggi perusahaan dalam pengambilan keputusan.
• Menurut tim studi Busines Intelligence pada Departemen Keuangan Indonesia menyatakan, Business Intelligence (BI) merupakan sistem dan aplikasi yang berfungsi untuk mengubah data-data dalam suatu perusahaan atau organisasi (data operasional, data transaksional, atau data lainnya) ke dalam bentuk pengetahuan. Aplikasi ini melakukan analisis data-data di masa lampau,  menganalisisnya dan kemudian menggunakan pengetahuan tersebut untuk mendukung keputusan dan perencanaan organisasi.Dari definisi itu, dapat dikatakan bahwa Business Intelligence merupakan suatu sistem pendukung keputusan yang berdasarkan pada data-data fakta kinerja perusahaan. Business Intelligence berguna untuk mengefisienkan finansial, manusia, material serta beberapa sumber daya lainya. 
•  Business intelligence merupakan sebuah solusi dalam peningkatan kefektivitasan kinerja perusahaan, karena dapat mengelola dan mengubah data mentah yang dapat digunakan oleh suatu subjek dalam perusahaan untuk membantu dalam mengambil sebuah keputusan yang tepat berdasarkan informasi yang akurat.
• Business intelligence adalah sebuah istilah manajemen bisnis yang berkenaan dengan aplikasi dan teknologi yang digunakan untuk mengambil, menyediakan dan menganalisa data dan informasi mengenai operasi perusahaan. Sistem business intelligence dapat membantu perusahaan untuk memiliki pengetahuan yang lebih komprehensif mengenai faktor-faktor yangt mempengaruhi bisnis mereka, misalnya penjualan, produksi, operasi internal dan juga dalam pengambilan keputusan.

Faktor Pendorong Penggunaan Business Intelligence

• BI merupakan sistem dasar bagi hampir seluruh kondisi yang melibatkan pembuatan keputusan bisnis dan formulasi strategi. Secara lebih mendetail, BI memungkinkan perusahaan lebih percaya diri dalam menghadapi berbagai tantangan, yaitu: pertama, tantangan bisnis tanpa henti, yakni penurunan keuntungan, merosotnya pangsa pasar, ancaman pencaplokan bisnis oleh pesaing, atau lainnya. Memang BI tak secara langsung menyelesaikan tantangan tersebut. Namun, BI andal dalam mengidentifikasi suatu solusi dan langkah maju. Caranya dengan menyediakan informasi yang relevan dan mudah digabungkan dengan pengambilan keputusan dan proses formulasi strategi. Hal inilah yang tidak mampu dilakukan oleh sistem komputer lainnya. Kedua, fakta bahwa bisnis terus berubah. Di sinilah BI mengambil peran agar bisnis luwes beradaptasi terhadap segala perubahan. Dengan BI, pengumpulan informasi dari beragam sumber lebih terjamin sebagai antisipasi perubahan, baik di dalam maupun luar perusahaan.
• Pengambilan keputusan memerlukan data dari sistem BI yang berasal dari kumpulan :
• data faktual
• data perencanaan 
• maupun data prediksi

yang diolah menjadi informasi yang komprehensif - dan biasanya komparatif - sehingga dapat memberikan gambaran besar bahkan menyeluruh akan kondisi bisnis dan organisasi pada  : 

• masa lalu.
• masa kini.
• dan tren ke masa depan.

Dari tuntunan informasi yang dihasilkan ini, diharapkan pengguna sistem BI dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tegas - serta tingkat resiko yang lebih kecil. Konsekuensi pengambilan keputusan yang cepat tentu sangat besar, antara lain dapat memenangkan persaingan dimana kita sudah mengambil langkah antisipatif setelah mengetahui informasi satu atau beberapa langkah ke depan dibanding pesaing kita.

• Idealnya, solusi business intelligence diharapkan:

• Dapat menyiapkan ramalan persediaan menggunakan alat estimasi yang sempurna.
• Menyediakan akses historis seperti halnya akses pada data saat sekarang.
• Menyediakan analisis on-the-fly untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis.
• Memiliki kemampuan yang multi dimensi dengan fasilitas untuk analisis dengan fungsi-fungsinya yang saling berhubungan.
• Mencapai efisiensi yang lebih tinggi dalam penyebaran dan pelaporan.
• Memenuhi kebutuhan laporan untuk IMF atau pemerintah.

Manfaat Business Intelligence

Terdapat 3 manfaat Business Intelligence : 

·         Keuntungan

Bagi perusahaan yang telah mengimplementasikan BI, mereka akan mampu menuai keuntungan keuangan dari implementasi tersebut. Dengan struktur implementasi BI yang baik, perusahaan akan cerdas mengadaptasikan tingkat layanan yang ditawarkan demi menjawab kebutuhan pelanggan.

·         Pangsa pasar

Salah satu cara efektif menggenjot keuntungan dan stabilitas pasar adalah dengan melebarkan pangsa pasar perusahaan. Di tengah persaingan bisnis yang makin mengganas, monopoli merupakan hal yang beranjak usang karena pebisnis baru terus bermunculan. Mereka selalu berusaha menggerogoti pangsa pasar perusahaan yang telah mapan. Salah satu strategi mereka adalah memangkas harga sebagai strategi mengiming­imingi pelanggan suatu perusahan agar beralih ke produk mereka.

Jika hal itu terjadi, bagaimana cara perusahaan lain mengantisipasi? Perusahaan dengan keuangan yang lebih stabil tentu akan mampu bertahan, sisanya bisa jadi akan terlibas persaingan. Perusahaan yang mengimplementasikan BI, peluangnya akan lebih besar untuk tetap survive jika mereka mampu bereaksi dengan cepat dan dengan keputusan yang lebih baik mempertahankan pangsa pasar.

·         Pengambilan keputusan

Keputusan yang Anda buat harus keputusan yang terbaik dari pilihan yang ada. Kita ambil contoh, Anda mengendarai mobil menuju kantor sembari mendengarkan siaran radio perkembangan lalu lintas. Sang penyiar menuturkan bahwa jalan tempat biasa Anda berbelok macet karena terdapat kecelakaan beruntun. Anda disarankan berbelok di perempatan berikutnya. Anda memperkirakan, jika tetap nekat melewati jalan tersebut, mungkin Anda akan terjebak kemacetan sekitar 25 menit. Sementara itu, pilihan yang disarankan penyiar radio, walau belokannya lebih jauh, tetapi hanya butuh tambahan waktu 15 menit. Berbekal informasi tersebut, keputusan Anda adalah berbelok di perempatan berikutnya dengan pertimbangan, di jalan tempat biasa Anda berbelok, kemacetannya tidak dapat Anda pastikan.

Prinsip ini tidak berbeda jauh dengan apa yang dilakukan BI. Yakni mengambil keputusan terbaik berdasarkan informasi yang dimiliki.

Aspek Business Intelligence

Batasan definisi yang lebih terinci dari Business Intelligence dapat dibagi dalam dua aspek, yaitu : 

• Metode-metode atau teknik dalam praktek mendefinisikan, mengumpulkan dan mempresentasikan data dan aturan bisnis yang terikat dengannya menjadi informasi strategis yang dapat dimengerti dengan mudah oleh berbagai level pelaku bisnis. Strategis disini artinya adalah dapat mendukung pengambilan keputusan dalam frame waktu yang semakin baik dari hari ke hari.
• Kumpulan teknologi dan aplikasi sistem terkomputerisasi yang mendukung hal di atas.

Karakteristik Business Intelligence

Sistem BI yang efektif, setidaknya memiliki empat karakteristik, yakni: 

1.      Tujuan utama

Seluruh sistem komputer memiliki tujuan utama bagi seluruh pengguna sesuai dengan kebutuhan masing­masing pengguna. Kita ambil contoh perbandingan dengan sistem accounting. Sistem ini memiliki satu tujuan utama, yakni menyajikan laporan keuntungan dan kerugian serta neraca keseimbangan. Sementara itu tujuan utama BI adalah menyuguhkan beragam informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan setiap pengguna yang jelas berbeda. Semisal, direktur keuangan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda dengan marketing atau operasional. Namun semuanya memiliki satu tujuan yang seragam, yakni menggapai tujuan bisnis dari perusahaan.

2.      Ketersediaan data yang relevan

Poin inilah yang mungkin menjadi hal terpenting dalam sistem BI yang efektif. Sebagai contoh, divisi penjualan terkadang menunda pengiriman barang yang telah dipesan oleh pelanggan karena suatu alasan. Sementara itu, divisi lain baru mengetahui ada masalah penundaan pengiriman barang, lama setelah hal itu terjadi. Tentu saja divisi lain tidak perlu tahu seluruh detail dari penundaan pengiriman barang tersebut. Namun, divisi lain harus tahu informasi tersebut sesuai dengan kebutuhan mereka sebagai dasar pembuatan keputusan atas masalah tersebut. Dalam situasi seperti ini, pembuat keputusan kerap hanya berbekal informasi yang tidak lengkap atau bahkan yang tidak sebenarnya. Namun dengan dukungan BI, ketersediaan data yang relevan akan mampu disuguhkan.

3.      Kemampuan utama BI di antaranya:

·         Pertama, memberi kemudahan akses informasi terbaru dari bisnis yang berjalan dan peluang yang diproyeksikan. Sejak 40 tahun silam, komputer telah menjadi urat nadi para pebisnis. Sayangnya, beberapa pebisnis tidak dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk memahami kondisi bisnis mereka yang sebenarnya. Kebanyakan sistem komputer hanya menyajikan informasi performa bisnis secara dangkal dan melupakan pemahaman informasi yang lebih dalam. Di sisi lain, sistem BI yang efektif dirancang untuk mengumpulkan informasi yang relevan dan dibutuhkan terkait status bisnis yang berjalan. Informasi tersebut dimanfaatkan untuk menghasilkan proyeksi bisnis untuk diproses. Pemahaman yang lebih mendalam dari informasi itulah yang menjadi dasar pengambilan keputusan. Fungsionalitas merupakan kunci dari karakteristik sistem BI yang meliputi beragam informasi yang tidak hanya terbatas di bidang keuangan, tetapi juga meliputi kapasitas produksi, kualitas produk, hubungan dengan pelanggan, sudut pandang pasar, serta lainnya yang relevan dengan pemahaman yang lebih mendalam untuk memandu arah pada keuntungan bisnis.

·         Kedua, kapabilitas untuk melakukan analisis dan memenuhi permintaan pengguna. Aktivitas bisnis dan fungsi yang berbeda membutuhkan pengetahuan dan informasi yang dilihat dari sudut pandang yang berbeda. Sebagai contoh, ketika direktur keuangan dan SDM berdebat soal laporan keuangan yang menunjukkan penurunan keuntungan perusahaan dan melesetnya proyeksi bisnis. Respon spontan mereka mungkin berbeda. Direktur keuangan akan menelusuri area bisnis mana yang performanya rendah dan akan memotong biaya terkait. Sementara itu, direktur SDM akan mencari tahu alasan di balik lebih rendahnya performa karyawan dari standar yang diterapkan. Apakah disebabkan menurunnya semangat kerja, training yang amburadul, persaingan antarkaryawan yang tak sehat atau alasan lainnya. Kedua direktur itu tak hanya berbeda sudut pandang, tetapi juga memiliki kebutuhan informasi yang berbeda. Sistem BI yang efektif harus menyuguhkan analisa dan pemenuhan permintaan pengguna. Bisnis yang sukses membutuhkan wawasan dan pemahaman mendalam bagi seluruh penggunanya dan BI harus mendukung kebutuhan informasi bagi semua orang. Data intinya memang sama, tetapi pemahaman dan interpretasi yang mendalam akan sangat bervariasi sesuai kebutuhan tiap divisi.

4.      Strukur pendukung

Struktur pendukung di sini tak hanya didominasi sistem komputer. Bagi BI, struktur pendukung tak hanya hardware dan software komputer, tetapi suatu proses yang memungkinkan Anda membuat keputusan yang lebih baik serta merumuskan strategi yang lebih mumpuni untuk menyokong misi dan tujuan bisnis.

Struktur pendukung ini tak hanya menyediakan training, tetapi juga memastikan pengumpulan informasi dan menempatkannya ke sistem penyimpanan BI. Informasi tersebut itulah yang akan dipakai pada saat sekarang dan bukan sekadar file sejarah bisnis.

Pemasangan software ke dalam komputer tak akan menghasilkan sistem BI yang efektif kecuali sekadar mempermanis performa komputer. Hanya ketika informasi yang disimpan ke lokasi penyimpanan BI digunakan sebagai bagian proses manajemen, muncullah manfaat yang sesungguhnya.

Cara untuk mengefektifkan BI adalah menyediakan reporting sesuai kebutuhan dari setiap level organisasi (lihat gambar piramida reporting). Bagian operasional membutuhkan reporting yang disajikan secara tradisional/preformatted. Penyajian laporan ini merupakan penyajian yang paling sederhana dan kurang fleksibel ketimbang reporting untuk level organisasi di atasnya. Untuk manajemen menengah, membutuhkan reporting yang berkemampuan slice and dice (iris dan sajikan) dengan memanfaatkan OLAP. Manajemen menengah ini juga membutuhkan fleksibilitas informasi dengan cara yang kreatif untuk menganalisis masalah yang timbul. Selain itu, dibutuhkan juga keleluasaan untuk menambang informasi dari sistem tanpa bergantung pada programmer.

Level teratas dari piramida reporting adalah manajemen senior yang mungkin hanya butuh dashboard yang menyuguhkan ringkasan informasi yang kritis dalam satu halaman. Namun, hal itu tergantung kondisi organisasi perusahan. Ada pula manajemen senior yang juga membutuhkan detail reporting seperti halnya manajemen menengah.

Penerapan Business Intelligence

            Business Inteligence dapat diterapkan  penggunaannya pada bidang bisnis seperti tersebut di bawah yang biasa disingkat MARCKM untuk mendorong nilai bisnis  :

·         Measurement (Pengukuran) – program yang menciptakan hirarki metrik Kinerja  dan benchmarking yang menginformasikan pemimpin bisnis tentang kemajuan ke arah tujuan bisnis.

·         Analytics – program yang membangun proses kuantitatif untuk sebuah bisnis untuk sampai pada keputusan optimal dan untuk melakukan Bisnis Knowledge Discovery. Yang meliputi: data mining, analisis statistik, analisis prediktif, pemodelan prediktif dan pemodelan proses bisnis

·         Reporting (Pelaporan perusahaan) – program yang membangun infrastruktur Strategis Pelaporan untuk melayani pengelolaan strategis bisnis, (BUKAN pelaporan operasional). Meliputi : Visualisasi data, Sistem informasi eksekutif serta OLAP

·         Collaboration (Kolaborasi platform) – program yang mendapat area yang berbeda (baik di dalam dan di luar bisnis) untuk bekerja bersama melalui data sharing dan Electronic Data Interchange.

·         Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan) – program untuk membuat data perusahaan diarahkan melalui strategi dan praktek untuk mengidentifikasi, menciptakan, menampilkan, mendistribusikan, dan memungkinkan adopsi wawasan dan pengalaman menjadi pengetahuan bisnis yang benar. Manajemen Pengetahuan mengarah pada kepatuhan Learning Management dan Peraturan / Kepatuhan.

Masa Depan Business Intelligence

            Perusahaan telah menghadapi perubahan belum pernah terjadi sebelumnya: globalisasi dan internasionalisasi, sebelumnya arus informasi dan perkembangan teknologi yang cepat, kompetisi yang ketat, meningkatkan ketersediaan, dan fleksibilitas produk ,  serta tuntutan pelanggan yang lebih besar. Oleh karena itu, kebutuhan informasi bisnis yang tepat waktu dan efektif untuk keputusan bisnis yang baik saat ini merupakan hal penting bukan hanya  untuk keberhasilan, tetapi juga untuk kelangsungan atau bahkan untuk bertahan hidup. Dalam persaingan pasar global tersebut informasi menjadi kunci sumber daya organisasi dan masalah bisnis.

            Perkembangan BI yang semakin dirasakan manfaatnya akan semakin banyak diterapkan dalam perusahaan, karena membantu mereka mencapai tujuan serta dapat lebih fokus memberikan visi yang lengkap untuk belajar dari masa lalu, memantau dan berkomunikasi pada kondisi saat ini, serta dapat menambah  wawasan ke masa depan dalam pengambilan keputusan-keputusan. (Sri, 2011)

            Kecanggihan teknologi yang berbeda-beda seperti real time data mining, main memory database dan stream processing telah dimasukkan dalam BPM, meskipun belum cukup matang dalam term produksi tapi kesemuanya merupakan obyek aktivitas riset yang hidup, yang menjanjikan isu-isu atau kendala yang relevan akan dapat terselesaikan.